איפה אתם עובדים? בעמותה? בארגון? או אולי בחברה משפחתית? לא משנה איזה תשובה עניתם, מרבית הסיכויים שבכניסה למקום העבודה שלכם נמצא שעון נוכחות. יצא לכם לעצור ולחשוב – למה שעון נוכחות הוא פריט חובה ובסיסי בכל משרד? איך יכול להיות ששעון נוכחות הוא חלק בלתי נפרד מכל מקום עבודה שמכבד את עצמו? התשובה מורכבת מכמה אספקטים: קודם כל בגלל שזה חוק ויש חובת דיווח נוכחות וניהול שעות העבודה, סוגית שעות נוספות, ניטור אחר שעות העבודה, ארגון ועוד.
אז נכון, רוב החברות והעסקים מבינות את החשיבות בנושא החתמה ודיווח הנוכחות במשרד ואנחנו מברכים על כך, אבל יש עוד לאן להשתפר; בכל הנוגע לעבודת שטח, עבודה מחוץ למשרד, נושא דיווח הנוכחות לוקה בחסר. בעלי עסקים רבים מעלימים עין ביחס להחתמת הנוכחות של עובדי השטח שלהם, וחבל.
רגע, אז למה במשרד מקפידים ובשטח לא? יש הבדל? התשובה היא שאין הבדל. מעסיקים רבים טרם נחשפו לפתרונות דיווח בשטח ולכן, כיוון שעוד לא מצאו דרך לאכוף את הנוכחות בשטח, עובדי השטח שלהם לא מדווחים כחוק. אז מה אפשר לעשות? ומהן הטעויות הנוספות בנושא שיש להימנע מהן?
"עובדי שטח נוסעים למשרד כדי לדווח"
תנו לנו לספר לכם – יש מנהלים שמצאו פתרון לבעיית דיווח בשטח. הם אומרים לעובדי השטח להגיע למשרד בשביל לדווח נוכחות בשעון או לדווח ידנית אצל מזכירת החברה או המנהל שלהם. במבט ראשון אפשר לחשוב שהנה, עובדי השטח דיווחו נוכחות והבעיה נפתרה. אבל לאחר שחושבים עוד רגע, מבינים שהבאת עובדי השטח למשרד זהו פתרון לא יעיל. קחו בחשבון שעובדים אלו עושים לרוב את הנסיעות האלה עם רכב של החברה מה שאומר עלויות גבוהות של דלק, שלא נדבר על הזמן שלוקח להגיע לכל מקום שנזרק לפח. אחרי שהבנו לעומק את הבעייתיות, אנחנו שמחים לשקף לכם את האלטרנטיבה – דיווח נוכחות באמצעות שעון נוכחות אפליקציה. העובד פשוט מגיע לפגישה הראשונה שלו של אותו היום, ומדווח דרך הטלפון האישי שלו, ללא צורך בנסיעות ובזבוז זמן מיותר.
"עובדי השטח בכל מקרה מקבלים שכר גלובלי, אין צורך בדיווח הנוכחות"
מעסיקים רבים בוחרים לשלם לעובדי השטח שלהם שכר גלובלי, תוך מחשבה שהם יכולים לנוח על זרי הדפנה וחוסכים לעצמם בדרך זו את המעקב היום יומי אחר שעות העבודה. מדובר בטעות של אותם מעסיקים, כיוון שעל פי החוק עליהם לערוך רישום מדויק של זמני העבודה תוך ציון גודל המשרה, מספר ימים ושעות, שעות נוספות ועוד. מעסיקים שבוחרים להתעלם מהנחיית החוק, לוקחים סיכון שיתבעו אותם במקרה שעובד מסיים את תפקידו בחברה. חשוב לדעת שבמקרים כאלה חובת ההוכחה נופלת על המעסיק. לא עדיף פשוט לנהל רישום שעות ולהימנע מהסחבת הכרוכה בחוסר הרישום?
"דיווח שהוא לא העברת אצבע בשעון הנוכחות לא מספיק אמין"
אין עוררין על כך שדיווח נוכחות בשעון ביומטרי הוא אמין. אך הוא לא היחידי. ב-2024, יש בשוק מגוון רחב של אמצעי דיווח מהימנים – אפליקצית שעון נוכחות מבוססת מיקום GPS בעלת אפשרות החתמה המוגבלת למיקום ספציפי בלבד, שיכולה לאתר ניסיון לרמאות ביחס למיקום הדיווח, דיווח אינטרנטי דרך הלפטופ של עובד השטח (במידה וקיים) וגם ע"י דיווח נוכחות באמצעות שעון נוכחות טלפוני.
"אין מה שיזכיר לעובדי השטח לדווח נוכחות"
לא נכון. במשרד, רואים את שעון הנוכחות בכניסה ונזכרים לדווח. בשטח, במידה ובחרתם אפליקציית נוכחות חכמה יש מגוון אפשרויות לתזכר את העובד להחתים נוכחות, משליחת הודעות "פוש" ע"י האפליקציה בשעות קבועות, בנוסף קיימת אפשרות לשלוח הודעות סמס לעבוד ולמנהל במידה ועובדים לא דיווחו כניסה או יציאה עד שעה מסויימת ועוד מגוון התראות חכמות ואוטומטיות שיעזרו לכם המנהלים לנהל את עובדי השטח שלכם מרוחק. את ההודעות אפשר לתזמן לשעת עבודה מסוימת או לפי משמרות. חשוב לתזכר את העובדים על מנת לחסוך בירורים ביחס לדיווח שעות לא מדויק.
דיווח נוכחות בשטח עם Meckano
כפי שניתן להבין, כיום עובדים יכולים לדווח נוכחות בשטח בקלות. מערכת מקאנו היא מערכת שעון נוכחות חכמה שתעזור לכם כמעסיקים לאכוף את דיווח הנוכחות גם בשטח ולשמור על רישום שעות גם של עובדי השטח כאמור בחוק. מערכת שעון נוכחות מקאנו גם מציעה לכם אפליקציה לדיווח נוכחות עם חווית משתמש קלה ופשוטה לתפעול עם אפשרות ניהול עובדים גם מהשטח. מערכת מקאנו מאפשרת בקרה אחר החתמות, דיווחים מהשטח, שקיפות מול עובדי השטח, דיווח פרויקטים ומשימות מהשטח, צפיה בדוח נוכחות וזאת רק ההתחלה.
בואו להנות מכל העולמות עם מערכת נוכחות מקאנו: גם מעקב אחר שעות, גם שמירה על החוק וזכויות העובדים, וגם מערכת שעושה עבורכם את חישובי שעות העבודה בצורה קלה ופשוטה. גם בשטח, מקאנו היא הרבה יותר משעון נוכחות.